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活用事例

G Suiteでは何ができるの?
G Suiteは様々なサービスの複合体であり、一言では説明できるものではありません。
一般には「クラウド型グループウェア」と呼ばれていますが、個々には、メールやカレンダーといったお馴染みのツール群で構成されており、極めてシンプルな構造になっています。
それ以外にも、ネットワークストレージ、ワープロや表計算ソフト、ホームページ、テレビ会議システムなどが含まれおり、これだけでIT活用に必要な基本機能を一通り揃えることが可能です。

個々には、メールやカレンダーといった比較的なじみのあるツール群で構成されており、極めてシンプルな造りとなっています。
以下にG Suite の活用事例を載せました。
中に1つでも、皆様の活動のお役に立てるものがあるならば、是非お試し頂きたいと思います。

Gmail - 全ての職員にGmailを!

  • Gmail はクラウド型のEメールサービスです。
    G Suite for Nonprofits では ユーザーの数に応じた課金が課せられることがないため、職員のみならず 全てのボランティアにメールアドレスを配布することが可能です。
  • G Suite for Nonprofits を導入すると、企業と同様に独自ドメインでメールを利用できるようになります。
    独自ドメインは、インターネット上の表札のような存在です。
    団体で取得したドメインでメールを利用することで、メールの信頼感も高まります。
  • メーリング・リストを作成して、会員の方とディスカッションの場を設けることが可能です。

Googleドキュメント - もう Microsoft Officeは必要ありません!
  
  • Googleドキュメントは、Microsoft Officeのようなオフィース・スイート群で、ワードプロセッサ、表計算、プレゼンテーションなどのアプリケーションが含まれています。
    これがあれば、Microsoft Officeは必ずしも必要ではなくなります。
  • Googleドキュメントは、複数ユーザーによる同時編集が可能です。
    例えば「会員名簿を作りたい」「会報誌を発行したい」といった場合に、Microsoft Officeであれば「まず誰か1人が作成して保存、次の人が開いて修正・・・」といったことを行う必要があります。

    Googleドキュメントの場合は、1つのドキュメントを複数ユーザーが同時に開いて一斉に書き込むことができます。
    操作は全てWebブラウザ上から行いますので、インターネットに接続できるパソコンがあれば いつでも利用可能です。

  • Googleフォームと呼ばれるアンケート機能が備わっています。
    入力項目を設定してWebで公開するだけ。集計も自動で行えます。
    これは単なる「意見収集」の目的に留まらず、会員登録や台帳登録の目的でも利用できます。
    ※ このサイトの中の「
    お申込みはこちら」で使用しているものも Googleフォームです。

Googleドライブ - 重要なデータこそクラウド上に保管しよう!

  • G Suite for Nonprofits には、ユーザー1人あたり(Gmailと併せて)30GBのクラウドストレージが備わっています。
    クラウドストレージというのは、インターネット上に置かれた個人(あるいは組織)用のハードディスクのようなものです。
    30GB(ギガバイト)は、CD-ROMに換算すると50枚分にも及ぶデータ容量となります。
  • データはインターネット上に置かれますので、いつでもどこでも利用が可能です。
    事務所に戻ってパソコンを開く必要はありません。また自宅にいる他の職員が利用することも出来ます。
  • もちろんセキュリティも万全です。G Suite全体が IDとパスワード(必要に応じて二要素認証)で保護されていますので、他人がデータに不正にアクセスしたり改ざんしたりすることはできません。
  • Googleドライブをバックアップ・ストレージとして利用することも可能です。
    パソコン内の重要なデータを、Googleドライブとレプリカ(複製)設定すれば、自動的にGoogleドライブ側へバックアップが実施されます。
    万が一、
    パソコンのハードディスクが壊れてしまった場合でも、重要なデータを喪失する危険を最大限に軽減できます。

Googleカレンダー - 全員で予定を共有しよう!

  • 予定や行事、他人との約束はGoogleカレンダーに書き込みましょう。
    入力した予定は、パソコンでもスマホでも、いつでもどこでも確認可能です。
  • 他の職員との共有も可能です。出勤や出張の予定もGoogleカレンダーで管理しましょう。
    相手のスケジュールを見たり、アポイント(打ち合わせ等の予約)を入れたりすることも出来ます。
  • Googleカレンダーを利用した施設予約も可能です。
    例えば車を他の職員と共有する場合や会議室がある場合など、これらを"施設"として登録しておくことでGoogleカレンダーから予約を取ることが可能になります。

Googleサイト - ホームページ作成もドキュメント管理も これ1つで!

  • Googleサイトは、簡単にWebサイトを作成できるアプリケーションです。
    専門的な知識は一切不要です。ブラウザ上からワープロ感覚で作成することができます。
  • 作成したWebサイトはインターネット上に公開することができます。
    ご自身の独自ドメインで公開することも出来ますので、運営されている団体と公式サイトとして利用して頂くことが可能です。
    Googleサイトでは、あまり見た目に派手なWebサイトは作成できません。しかし全体に統一感のあるバランスの取れたサイトを構築することができます。
    ※ ご欄になって頂いている「Google for Nonprofits - 非営利団体向けサービス」サイトも、Googleサイトで作成したものです。
  • 一般企業の中には、就業規則や業務マニュアルをGoogleサイトで構築されているところもあります。
    複数のユーザーが共同で編集可能で、直ちに公開することができるため、組織内でのドキュメント共有に向いています。
    「ファイルキャビネット」を利用すれば、他の職員と共有するファイルの保管先としてもご利用になれます。
  • Googleサイトは、組織全社で情報を共有するための道具として大変優れています。これは「職員同士が同じ情報を共有する」という意味だけでなく「組織を活性化させる」意味においても重要です。
    代表者が、職員が、ボランティアが、それぞれの立場で感じたことやノウハウを気軽に発信し共有できる仕組みが出来れば、各々が課題を洗い出し整理して さらには新たなアイデアを生み出すきっかけになり得るからです。
    このように「みんなでアイデアを出し合い、それを組織で実現する」仕組みを回すためのきっかけ作りに、Googleサイトは最適です。

Googleハングアウト - 気軽にビデオ会議

  • Googleハングアウトは、ビデオ会議のための機能です。
    別の場所にいる職員やボランティアの方と、動画や音声、テキストを使って携帯電話感覚で会話をすることができます。
    ご利用可能な端末は パソコンに限らず、スマホやタブレットでも参加可能です。
  • 自身のパソコンの画面の画像を、他の参加者に配信する機能もあります。
    打ち合わせに出席できない人が
    ビデオ会議で参加する場合でも、その場で参加者に会議資料を見せることが可能です。

その他の資料 - G Suiteを効率良く使うための様々な資料
 様々なITベンダーが「G Suiteを効率良く使うための資料」を公開しています。
 代表的なものを以下に掲載していますのでので、ご参照下さい。
 ※ 殆どの資料は商用版G Suite(G Suite Basic / Business)を前提に書かれており、Google for Nonprofits とは多少前提が異なる場合があります。(機能的な差はありません)